Tuesday, June 26, 2012

Our history: Mini-papers – a method for shared learning / Notre histoire : Les mini-exposés – une méthode pour partager les connaissances

(Le texte français suit.)

Several local groups of health executives have adopted the “mini-paper” format as part of their continuing professional development. Others have asked for information about this method for use in their own area.

Educators have shown that adults undertake considerable learning but only 15% occurs in a formal “classroom” situation. The balance represents self-directed endeavors to master new knowledge and skills. The mini-paper format capitalizes on this learning by providing for a sharing within a small group of colleagues.

A mini-paper involves a presentation of 20 minutes followed by 40 minutes of open discussion and debate. This allows for active involvement of each group member, particularly if the numbers are less than fifteen. (If you have more, divide into groups of this size). The mini-paper should be designed to stimulate the discussion, as that is where the shared learning occurs.

Why does the min-paper format work? First, it demands that we accept responsibility for our own learning rather than expecting a guest speaker to provide answers. Second, it stimulates the presenter to develop expertise in the topic. This requires reading, analysis, and discussion prior to the presentation. It also provides experience in organizing and writing a paper. Third, the mini-paper is an opportunity to practice public-speaking skills in a fairly non-threatening situation. Fourth, it is a chance to experiment with different techniques such as audio-visual aids or special hand-outs. Fifth, the discussion following the paper promotes “thinking on your feet” as differing viewpoints emerge.

However, there are pitfalls which should be avoided. A common error is to speak too long. Often the presenter fears that there will be no questions after, so he or she wants to fill the time. In other cases, having developed expertise in a topic, they lack the discipline to select just the important points for presentation. Both problems can be prevented by rehearsing the presentation to test its length.
Another frequent error is to read the entire presentation. This bores and tends to deter discussion.

The topic for a mini-paper could be a project from the work situation (such as a study of the costs and benefits of home care), board issues in healthcare (such as cost constraints), topics in management (how to motivate employees), or a review of an article or book (perhaps Ivan Illich’s Medical Nemesis). For a group of health services executives, the topic should relate in some way to the theory and practice of management in the health system.

Last, having made a mini-paper presentation, there is the opportunity to develop it into an article for publication in a journal.

The mini-paper format offers a high level of involvement in a learning process for both the presenter and the other group members. As such, it is an extremely effective mode for continuing education if the group members accept the challenge of providing their own learning in this way.

Contact – Vol. 5 No. 8 (August, 1978)

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The "Our History" series is a collection of articles from past College newsletters (Contact 1973 -1996, College News in Healthcare Management Forum 1997 – 2004, Communiqué 2003 – present) which will show how the College has evolved in the past four decades. Visit the College's 40th anniversary website for more College history.

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Plusieurs groupes locaux de directeurs de services de santé ont adopté la formule des « mini-exposés » comme moyen de contribuer à leur perfectionnement professionnel. D’autres nous ont demandé des renseignements sur cette méthode dans le but de l’utiliser dans leur région.

Les éducateurs ont démontré que les adultes font des efforts considérables pour continuer d’apprendre, mais que seulement 15 % de leur perfectionnement se fait dans le cadre de cours structurés en classe. Le reste de leurs apprentissages se fait au moyen d’efforts autonomes pour acquérir et maîtriser de nouvelles connaissances et aptitudes. La formule des « mini-exposés » mise sur cette façon d’apprendre en favorisant les échanges au sein d’un petit groupe de collègues.

Un mini-exposé comprend une présentation de vingt minutes suivie d’un forum ou débat libre qui dure quarante minutes. Cette formule permet à chacun des membres du groupe de participer activement aux discussions, en particulier lorsqu’il y en a moins de quinze. (S’ils sont plus nombreux, divisez-les en groupes d’environ cette taille.) Le mini-exposé doit viser à stimuler la discussion, car c’est là où se produit l’échange de connaissances.
 
Pourquoi la formule du mini-exposé fonctionne-t-elle? Premièrement, elle demande que nous acceptions la responsabilité d’apprendre plutôt que d’attendre qu’un conférencier nous fournisse les réponses. Deuxièmement, elle oblige le présentateur à devenir expert en la matière, ce qu’il doit faire en se documentant par la lecture, l’analyse et les discussions avant sa présentation. Cette préparation lui donne aussi de l’expérience en organisation de l’information et en rédaction d’un exposé. Troisièmement, le mini-exposé donne l’occasion de s’exercer à parler en public dans une situation très peu menaçante. Quatrièmement, c’est l’occasion rêvée pour essayer différentes techniques, comme les aides audiovisuelles ou le matériel spécial à distribuer. Cinquièmement, le débat qui suit la présentation encourage tout le monde à penser rapidement à mesure que les divers points de vue émergent.
 
Toutefois, il y a des pièges à éviter. Parler trop longtemps s’avère une erreur courante. Souvent, le présentateur craint qu’on ne lui pose pas de questions après son exposé, alors il s’efforce de meubler le temps prévu à cette fin. Dans d’autres cas, ayant approfondi un sujet, il n’a pas assez de discipline pour ne choisir que les points importants à présenter. On peut corriger ces défauts en répétant la présentation pour en minuter la durée.
 
Lire tout l’exposé constitue une autre erreur commise fréquemment, car cela ennuie les auditeurs et tend à leur enlever le goût d’entamer des discussions après la présentation.

Le sujet d’un mini-exposé pourrait être un projet en situation de travail (comme une étude des coûts et avantages des soins à domicile), des questions sur lesquelles un conseil d’administration d’établissement de santé doit se pencher (comme le contrôle des coûts), des questions liées à la gestion (p. ex., comment motiver les employés) ou la critique d’un article ou d’un livre (p. ex., être, le Medical Nemesis d’Ivan Illich). Pour un groupe de directeurs de services de santé, le sujet traité doit être relié d’une certaine manière à la théorie et à la pratique de la gestion dans le système de santé.

En dernier lieu, après avoir fait son exposé, le présentateur a la possibilité de le développer en article qu'il pourra faire publier dans un périodique.

La formule des mini-exposés favorise un degré élevé de participation au processus d’acquisition de connaissances, aussi bien pour le présentateur que pour les autres membres de groupe. Comme tel, c’est un moyen extrêmement efficace par lequel tous les membres du groupe peuvent poursuivre leur perfectionnement, s’ils acceptent de relever le défi que présente cette façon de contribuer eux-mêmes à leur apprentissage.

Contact – Vol. 5, no 8 (août 1978)

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La série « Notre histoire » est un ensemble d’articles provenant d’anciens bulletins du Collège (Contact, de 1973 à 1996, « Nouvelles du Collège » dans le Forum Gestion des soins de santé, de 1997 à 2004, et Communiqué, de 2003 jusqu’à présent) qui montrent comment le Collège a évolué au cours des quatre dernières décennies. Visitez le site Web du 40e anniversaire pour en savoir plus sur l’histoire du Collège.

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