Thursday, May 30, 2013

Referral and Consultation Process Toolbox / Boîte à outils sur le processus de référence et de consultation

(Le texte français suit.)

Patient referrals, on both the requesting and the receiving end, are fraught with similar challenges in all areas of the country. Plenty of initiatives led by a variety of health care system stakeholders, each with a goal of addressing these challenges, are underway in Canada but knowledge about them is limited.

To help raise awareness about these initiatives, the Canadian Medical Association has recently created a Referral and Consultation Process Toolbox with funding from Health Canada and with assistance from the College of Family Physicians of Canada and the Royal College of Physicians and Surgeons of Canada. This Toolbox is an online collection of successful referral and consultation process improvement projects, organized among four tools categories: Intraprofessional Communications, Measuring Wait One, Central Intake and Physician Directories.

Concise descriptions of the challenges, successes and lessons learned of nearly 30 initiatives can also be found on the main page of the Toolbox via the link, Referral and Consultation Process Improvement Projects. Contact information of those involved in these initiatives is provided should further details be required. In addition to showcasing several of these and other success stories, most tool categories include how-to guides to assist interested parties to create their own successes in their jurisdiction or practice.

One example of a successful activity featured in the Toolbox (under Intraprofessional Communications) is RACE (Rapid Access to Consultative Expertise), launched in 2010 by Providence Health Care/Vancouver Coastal Health. This service allows family physicians to call one number and get a timely call back from the a specialist in over 13 specialty areas. “RACE in a box” offers a detailed guide on how to build a RACE in your area, including: how to set up and staff the telephone line, setting specialist expectations and how to ensure there is an educational component (CME) to increase family physicians’ knowledge.

A physician survey conducted in fall 2012 found that while not many were aware of the Referral and Consultation Process Toolbox at that time, of those who did, 76% found it useful and 20% were motivated to implement new ways to approach their referral and consultation process. This Toolbox is a living resource that will grow and evolve as new approaches to improving the referral and consultation process are discovered – check back regularly for new ideas.

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Partout au pays, les médecins des deux côtés du processus de référence font face à de nombreux défis communs. Il existe de nombreuses initiatives menées par divers intervenants du système de santé qui visent à relever ces défis, mais elles sont peu connues.

Pour mieux les faire connaître, l’AMC a créé une Boîte à outils sur le processus de référence et de consultation. Ce projet a été réalisé grâce à du financement de Santé Canada et avec l'aide du Collège des médecins de famille du Canada et du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada. Il s’agit d’une collection en ligne de projets réussis d’amélioration du processus de référence et de consultation. La boîte à outils est divisée en quatre catégories : Communications intraprofessionnelles, Mesure de la « première attente », Système centralisé de référence et Répertoires de médecins.

On trouve sur la page principale de cet instrument un lien vers les Initiatives d’amélioration du processus de référence et de consultation (contenu anglais). Dans ce document figurent de brefs résumés de près de 30 initiatives, les défis et les réussites qu’elles ont connues ainsi que les leçons tirées. On y trouve aussi les coordonnées des personnes qui ont participé à ces initiatives, pour obtenir au besoin un complément d'information. En plus de décrire plusieurs de ces initiatives et d'autres exemples de réussites, la plupart des catégories de la boîte à outils comprennent des guides pratiques pour aider les utilisateurs à créer leurs propres succès dans leur province ou territoire ou leur pratique. 

RACE (Rapid Access to Consultative Expertise) est une des initiatives réussies qui figure dans la boîte à outils (sous la catégorie Communications intraprofessionnelles). Ce modèle d’accès rapide à la consultation spécialisée a été lancé en 2010 par Providence Health Care et la régie de la santé Vancouver Coastal. Les médecins de famille peuvent appeler un numéro, sélectionner l’une des 13 spécialités disponibles et recevoir dans un bref délai un appel d'un spécialiste. « RACE in a box » propose un guide détaillé sur la façon d’élaborer un programme RACE dans votre région, y compris comment mettre en place la ligne téléphonique et y affecter du personnel, établir les attentes des spécialistes et s'assurer qu'il existe un volet éducatif (EMC) pour que les médecins de famille approfondissent leurs connaissances.

Selon un sondage des médecins réalisé à l’automne 2012, peu de médecins connaissaient cette boîte à outils, mais parmi ceux qui la connaissaient, 76 % l’ont trouvée utile et 20 % étaient motivés à adopter de nouvelles façons d’aborder leur processus de référence et de consultation. Cette boîte à outils est une ressource vivante qui grandira et évoluera à mesure que de nouveaux modèles d’amélioration du processus de référence et de consultation seront mis à l’essai. Alors revenez régulièrement consulter cet instrument pour voir quelles nouvelles idées vous pourrez y trouver.

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