Thursday, February 26, 2015

Mentorship in Action: Winter 2015 Edition / Le mentorat en action : Numéro d’hiver 2015

(Le texte français suit.)

The College believes that mentorship plays a vital role in growing leadership capacity across the health system. As we fulfill our new strategic directions, mentorship will help to revolutionize the College experience. As part of this new era, we are introducing a quarterly series featuring candid interviews with mentors and mentees which examine their personal experiences with mentorship. We'll also showcase exciting activities and ideas from across Canada.


In the inaugural article, we talk with Ray J. Racette, MHA, CHE, President and Chief Executive Officer  of the Canadian College of Health Leaders and Ajay Bhardwaj, MBA, CHE, an Advisor of Quality and  Risk Management with the Hamilton Niagara Haldimand Brant Local Health Integration Network (HNHB LHIN), about how mentorship can bring new perspectives and depth to decision-making, the role it plays in developing and refining ideas and opportunities, and the importance of embracing new technologies. Ray and Ajay provide tips on how to set the course and move the relationship forward.

If you're a participant in the National Mentorship Program, a chapter mentorship program, or if you know about an interesting mentorship initiative and want to share your story, please contact mentorship@cchl-ccls.ca.

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Q: What prompted you to join the program?

Ray:  The College believes that mentorship is vital to the development of our profession. We invested a lot of time in developing the National Mentorship Program, and I felt it important to be an active participant. I wanted to get a sense of the program and be able to reflect on it with my own eyes. 

Ajay: Coaching and informal mentoring have always been present, in both my personal and professional lives. A formal mentoring program seemed a natural extension of that.  I'd worked with the Hamilton Chapter to develop their mentorship program, but with all the planning and work that went into it, I never had the opportunity to participate as a mentee.

When I saw the opportunity with the National Mentorship Program, especially the use of technology as an enabler, I wanted to give it a try. In reviewing the list of potential mentors, I realized the possibilities of the program. I've been looking for more ways to get involved with the College and when I saw that Ray was available as a mentor, I really wanted to jump on the opportunity.

Q: How do you two meet?

Ajay: Generally, we meet via Skype, but we were able to meet in person once, while attending HealthAchieve.

Ray: I was eager to try e-mentoring. Overall, Skype worked out really well for us. It was the next best thing to being in the same room.


Q: What would you say are the top benefits of being a mentor/mentee?


Ray: Everyone's been mentored throughout their career, including myself. Being a mentor provides me with an opportunity to share experience, and to help, just as others helped me.

It's a great learning and professional development opportunity, for both parties. You can have a private discussion, sharing quite openly. You get to explore things that you might not be able to outside of a mentoring relationship, and I really value that. The richness of the exchange is really where I find the value.

Ajay:  Having a sounding board, outside of the day-to-day working relationships was a great benefit. Through our conversations, I was able to concentrate my abilities and tackle changes and opportunities in my career. It provided the opportunity to work on myself and how I approach problems.

Q: You're both busy people, how did you make it work?

Ray: It's like anything else. Everyone has the same amount of time in a day. What it comes down to is being committed. You prioritize the relationship and respect it.

Early on in our discussions, Ajay and I decided that meeting on a monthly basis would work best. There were times when we'd have to re-schedule a mentorship session. And that's OK, we were always able to find another time and were both flexible in that regard.

I think it's important for both parties to be respectful, know it takes time and commitment. In my own experience, and what I've gathered anecdotally, most mentoring relationships fail because people don't commit time to it. 

Ajay:  Like Ray said, you have to be committed to it. The key for me was scheduling the session early on, but still remaining flexible. It's like any other professional project you're involved in, you have to be committed.

If you have to reschedule or skip a meeting, that's fine. We worked to find other opportunities. For example, as I mentioned earlier, we decided to meet in person during HealthAchieve, in lieu of a Skype meeting.

Q: What tips do you have for first time mentors and mentees?

Ray: I think the first step is always the hardest. Putting yourself out there and reaching out to a potential mentor, or mentee, is probably the most difficult part. But don't let the nervousness stop you. Try it, you'll benefit from it.

First time participants will find some helpful tips in the College's mentorship handbook. The handbook will help you frame the relationship and it outlines some starting points for the discussion.

Ajay:  Do your research. The handbook is very helpful, but you may have some outside resources to examine as well. Talk to other mentees and ask about what their experience is like. I'd be happy to chat with potential mentees about my experience and maybe help them decide if a formal mentoring would work for them. Would be mentees are free to reach out to me on LinkedIn.

Q: It can be a challenge for some people to move the mentoring relationship forward, especially if you haven't met your mentor/mentee before. Do you have any tips to share on how to kick start the mentoring process?

Ray: That first discussion between the mentor and mentee is very important and helps set the tone. It also provides the opportunity to work out some of the logistics and helps to set expectations.  In our case, Ajay and I discussed meeting frequency and length. We also talked about what kind of approach we would take to the relationship; whether we would take a LEADS approach, or keep it more open.

Ajay:  For me, Ray's willingness to having a more open conversation really helped set the tone for the balance of our meetings.

Q: What kind of topics did you and your mentor discuss?

Ajay:  In a general sense, we talked a lot about change management and experiences I was having, and how to influence these experiences, and the emerging opportunities that result from change. From there, that led to some self- reflection and getting to know myself better in examining, through different lenses, how I work. It was very beneficial having an open conversation with Ray, knowing that it was confidential.

That's not to say it was solely all process oriented discussions, we also talked a lot about using an ethical compass when looking at the challenges that leaders face.

Ray: We talked about leadership culture too, coalition building, engagement. Ajay usually set the discussion topic and it went from there. I learned a lot from Ajay in these conversations and gained more insight into LHINs, their mandate, and the key role they play in the health care system in Ontario. It really created a good opportunity to exchange perspectives and ideas.  This really speaks to the richness of a mentoring relationship.

Q: Ajay, did you use your mentor as a sounding board and if so, did he offer you a perspective or insight that you hadn't considered before?

Ajay: There were times when we'd be discussing a particular situation and Ray would ask: "Where do the opportunities lie?  What values will you use to look at the situation? How do you become a key linkage? How can you be prepared to help and lead?" He was more than just a sounding board; he's a great listener and eventually the conversations would just evolve. His advice, and his ability to re-position a situation, helped influence my frame of mind. I was able to take his advice and run with it.

Q: What did you learn, or discover about yourself through being mentored/ being a mentor?

Ray: I really enjoyed mentoring with Skype (this is repetitive). I didn't know if it would be comparable to meeting in person, which is the way I've done mentoring in the past. To me, it's as close as you can get to meeting in same room, as you're able to see the other person's expression. It was a really credible platform for mentoring. I think it's really important for us to embrace these new ways of doing things.

In addition, I really learned a lot about the LHIN, their focus on quality improvement, health service integration, sector engagement and the commitment from the LHIN employees to be difference makers to patients.

Ajay:  It reinforced the importance of having someone to talk to about your professional life and challenges and opportunities. It also shows that you're a committed professional and you're willing to give back.

Q: What's next for you both?

Ray: As Ajay said, it's important to give back. Every one of us had someone helping us out as we embarked on our leadership career, which gave us confidence and insights. Nobody gets there by themselves and you have to recognize this fact and be willing to give to the next generation of leaders. It's part of being a leader and developing our profession.

Now that my formal mentoring relationship with Ajay is wrapping up, I've taken on another mentee here in Ottawa. I'd also like to take on another e-mentee.

I've tried speed mentoring at HealthAchieve, and I'd be interested in participating in an experience like that again.

I wonder what other types of mentorship platforms our members might be interested in?

Ajay: I feel like my experience with this program has given me the confidence to become a mentor. It's a wonderful way to give back and I want to experience some of benefits of being a mentor that Ray has touched on.








Ajay Bhardwaj, CHE is the Advisor, Quality & Risk Management with the Local Health Integration Network.








Ray J. Racette, MHA, CHE is the President and CEO of the Canadian College of Health Leaders




The National Mentorship Program is open to all College members. We are always looking for new leaders to join the program as a mentor or a mentee–or both! For more information and to sign up, please visit www.cchl-ccls.ca.

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Le Collège considère que le mentorat joue un rôle essentiel pour accroître la capacité de leadership dans l’ensemble du système de santé. Dans le cadre de nos efforts pour concrétiser nos nouvelles orientations stratégiques, le mentorat aidera à révolutionner l’expérience des membres du Collège. Une de nos initiatives pendant cette nouvelle période dans l’existence du Collège sera l’introduction d’une série trimestrielle d’articles comprenant des entrevues avec des mentors et des mentorés durant lesquelles ils nous parleront en toute franchise de leurs expériences personnelles du mentorat. Nous allons présenter des activités et idées excitantes provenant de toutes les régions du Canada.

Dans ce premier article, nous nous entretenons avec Ray J. Racette, M.G.S.S., CHE, président-directeur général du Collège canadien des leaders en santé, et Ajay Bhardwaj, M.B.A., CHE, conseiller en gestion de la qualité et des risques au Réseau local d’intégration des services de santé Hamilton Niagara Haldimand Brant (RLISS HNHB). Ils nous parlent du mentorat en tant que moyen d’intégrer de nouveaux éclairages et une réflexion approfondie dans la prise de décisions, du rôle qu’il joue pour développer et raffiner les idées et les possibilités et de l’importance d’adopter de nouvelles technologies. Ray et Ajay donnent des conseils sur ce qu’il faut faire pour orienter les activités et faire avancer la relation.

Si vous participez au Programme national de mentorat ou à un programme de mentorat d’un chapitre, ou si vous voulez nous parler d’une initiative de mentorat intéressante dont vous êtes au courant, veuillez communiquer avec nous à mentorship@cchl-ccls.ca.

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Q. : Qu’est-ce qui vous a incité à participer au programme?

Ray : Le Collège est d’avis que le mentorat est essentiel au développement de notre profession. Nous avons investi beaucoup de temps dans l’élaboration du Programme national de mentorat, et je considérais qu’il était important que j’y participe activement. Je veux en faire l’expérience de première main et me faire une idée de la façon dont il fonctionne.

Ajay : L’encadrement et le mentorat officieux ont toujours été présents dans ma vie, tant personnelle que professionnelle. Un programme officiel de mentorat semblait être une suite logique de ces expériences. J’ai travaillé avec le chapitre de Hamilton à l’élaboration de son programme de mentorat, mais avec toute la planification et tout le travail que cela a nécessité, je n’ai jamais eu l’occasion d’y participer en tant que mentoré.

Lorsque j’ai pris conscience de l’occasion que présentait le Programme national de mentorat, notamment en ce qui concerne l’utilisation de la technologie en tant qu’outil habilitant, j’ai voulu y participer. En passant en revue la liste des mentors potentiels, je me suis rendu compte des possibilités qu’offre le programme. Je cherchais d’autres moyens de participer aux activités du Collège, et lorsque j’ai vu que Ray était disponible en tant que mentor, j’ai vraiment voulu sauter sur l’occasion.

Q : Quel moyen prenez-vous pour vous rencontrer?

Ajay : Généralement, nous utilisons Skype pour échanger, mais nous avons pu nous rencontrer en personne une fois, en assistant à la conférence HealthAchieve.

Ray : J’avais hâte d’essayer le mentorat à distance. Tout compte fait, Skype a vraiment bien fonctionné pour nous. À défaut de se retrouver dans la même pièce, c’était la meilleure solution pour discuter.

Q : Selon vous, quels sont les principaux avantages d’être un mentor ou un mentoré?

Ray : Nous avons tous eu des mentors tout au long de notre carrière, et je ne fais pas exception à la règle. Le fait d’être un mentor me donne l’occasion de partager mon expérience et d’aider les autres, comme d’autres m’ont aidé.

C’est une excellente occasion d’apprendre et de se perfectionner sur le plan professionnel, aussi bien pour le mentor que pour le mentoré. On peut avoir une discussion en privé et partager nos idées très ouvertement. On a l’occasion d’explorer des choses qu’on ne pourrait peut-être pas faire à l’extérieur d’une relation de mentorat, et cela a beaucoup d’importance pour moi. Je trouve que la véritable valeur du mentorat se trouve dans la richesse des échanges.

Ajay : Avoir l’avis d’une personne autre que les collègues avec lesquels j’interagis chaque jour m’a beaucoup aidé. Nos conversations me permettaient de renforcer mes capacités, et d’aborder les changements et de profiter des occasions dans ma carrière. Elles m’ont donné l’occasion de travailler sur moi-même et sur la façon dont j’aborde les problèmes.

Q : Vous êtes tous les deux occupés. Comment avez-vous fait pour que ça fonctionne?

Ray : C’est comme n’importe quoi d’autre. Tout le monde a le même nombre d’heures dans sa journée. Ce qu’il faut, en fin de compte, c’est s’engager. Il faut accorder la priorité à la relation et la respecter.

Au tout début de nos discussions, Ajay et moi avons décidé qu’un entretien mensuel serait ce qui fonctionnerait le mieux. Il y a eu des moments où nous avons dû changer la date d’une séance de mentorat et cela n’a pas posé de problème. Nous avons toujours réussi à trouver un autre moment pour nos échanges et nous avons tous les deux fait preuve de flexibilité à cet égard.

Je crois qu’il est important que les deux parties fassent preuve de respect et comprennent qu’il faut s’engager et y consacrer du temps. Selon mon expérience et d’après ce que j’ai entendu dire, la plupart des relations de mentorat échouent parce que les gens n’y consacrent pas le temps qu’il faut.

Ajay : Comme l’a dit Ray, il faut prendre la relation au sérieux. La clé pour moi a été d’inscrire la séance à mon horaire assez longtemps d’avance, tout en demeurant flexible. C’est comme pour tout autre projet professionnel auquel on participe : il faut être décidé à faire ce qu’il faut pour que ça fonctionne.

S’il faut changer la date ou l’heure d’une réunion ou en sauter une, cela ne pose pas de problème. Nous nous sommes efforcés de trouver d’autres occasions. Par exemple, comme je l’ai mentionné plus tôt, nous avons décidé de nous rencontrer en personne pendant la conférence HealthAchieve, au lieu de nous entretenir par Skype.

Q : Quels conseils auriez-vous à donner aux personnes qui s’engagent dans une relation de mentorat pour la première fois en tant que mentor ou mentoré?

Ray : Je crois que le premier pas est toujours le plus difficile. Montrer sa disponibilité et prendre contact avec un mentor ou un mentoré potentiel est probablement le plus dur. Mais il ne faut pas laisser la nervosité vous arrêter. Tentez l’expérience : vous allez en bénéficier.

Les personnes qui participent pour la première fois à un programme de mentorat trouveront des conseils utiles dans le manuel du Collège sur le sujet. Le manuel vous aidera à structurer la relation et on y trouve des suggestions d’éléments pouvant servir de points de départ aux discussions.

Ajay : Faites votre recherche. Le manuel est très utile, mais vous devrez peut-être examiner aussi des ressources de l’extérieur. Parlez à d’autres mentorés et demandez-leur comment leur expérience se déroule. Je serais heureux de bavarder avec des mentorés potentiels concernant mon expérience, et possiblement de les aider à décider si une relation de mentorat officielle fonctionnerait bien pour eux. J’invite les éventuels mentorés à communiquer avec moi sur LinkedIn.

Q : Il peut être difficile pour certaines personnes de faire avancer la relation de mentorat, surtout si elles n’ont pas rencontré leur mentor ou leur mentoré auparavant. Est-ce que vous avez des conseils à partager sur la façon de donner le coup d’envoi au processus de mentorat?

Ray : La première discussion entre le mentor et le mentoré est très importante et aide à jeter les bases de la relation. Elle donne aussi l’occasion de déterminer comment on s’y prendra concrètement et aide à établir les attentes. Dans notre cas, Ajay et moi avons discuté de la fréquence et de la durée de nos entretiens. Nous avons aussi parlé de la façon dont nous allions aborder la relation, c’est-à-dire si nous allions adopter une approche axée sur le Cadre LEADS ou si nous allions rester ouverts aux discussions sur d’autres questions.

Ajay : Pour ma part, le fait que Ray ait été prêt à s’entretenir avec moi plus ouvertement a vraiment aidé à donner le ton au reste de nos entretiens.

Q : De quel type de sujets avez-vous discuté?

Ajay : De façon générale, nous avons beaucoup parlé de la gestion du changement et des expériences que je vivais, de la façon d’influer sur ces expériences et des nouvelles occasions que suscite le changement. À partir de là, j’ai réfléchi sur moi-même et j’ai appris à mieux me connaître en examinant, d’un point de vue différent, ma façon de travailler. Le fait de pouvoir discuter ouvertement avec Ray tout en sachant que nos entretiens demeureraient confidentiels m’a beaucoup aidé.

Mais cela ne veut pas dire que nous avons uniquement discuté de questions portant sur les processus. Nous avons aussi beaucoup parlé de l’application d’une « boussole morale » lorsqu’on examine les défis que les leaders doivent relever.

Ray : Nous avons aussi parlé de la culture du leadership, de l’établissement de coalitions et de l’engagement. Habituellement, c’est Ajay qui déterminait le sujet des discussions et nous partions de là. J’ai beaucoup appris d’Ajay pendant ces conversations et j’ai amélioré mes connaissances concernant les RLISS, leur mandat et le rôle clé qu’ils jouent dans le système de soins de santé de l’Ontario. Notre relation de mentorat nous a vraiment donné une bonne occasion d’échanger nos points de vue et nos idées. Cela démontre vraiment la richesse d’une relation de mentorat.

Q : Ajay, est-ce que vous avez utilisé votre mentor pour obtenir une rétroaction, et si oui, est-ce qu’il vous a offert un point de vue ou une perspective que vous n’aviez jamais examinée auparavant?

Ajay : Il y a eu des moments où nous discutions d’une situation particulière et où Ray demandait : « Où se trouvent les occasions? De quelles valeurs tiendras-tu compte en examinant la situation? Comment vas-tu faire pour devenir un maillon essentiel? Comment peux-tu être prêt à aider et à diriger? » Il a été plus qu’une source de rétroaction; il a une bonne écoute, et en fin de compte, les conversations évoluaient tout naturellement. Ses conseils et sa capacité de présenter une situation d’un point de vue différent ont aidé à influencer ma façon de penser. J’ai été capable de prendre ses conseils et de les suivre.

Q : Qu’avez-vous appris ou découvert sur vous-même à travers votre expérience de mentor ou de mentoré?

Ray : L’utilisation de Skype m’a beaucoup plu. Je ne savais pas si cela serait comparable à des entretiens en personne, ce qui avait été ma façon de procéder dans le passé. D’après moi, c’est ce qui ressemble le plus à un entretien en face à face, étant donné qu’on peut voir l’expression de l’autre personne. Skype a vraiment été un média valable pour le mentorat. Je crois qu’il est vraiment important pour nous d’adopter ces nouvelles façons de faire.

En plus, j’ai appris beaucoup de choses sur les RLISS, l’importance qu’ils accordent à l’amélioration de la qualité, à l’intégration des services de santé, à la mobilisation du secteur et à l’engagement des employés des RLISS à faire une différence pour les patients.

Ajay : L’expérience m’a fait comprendre encore mieux l’importance d’avoir quelqu’un à qui parler de sa vie professionnelle et des défis et occasions qu’elle présente. Le mentorat montre aussi qu’on est un professionnel engagé et qu’on est prêt à redonner ce qu’on a reçu.

Q : Quelle est la prochaine étape pour vous deux?

Ray : Comme l’a dit Ajay, c’est important de redonner. Chacun de nous a bénéficié d’aide au début de sa carrière en leadership, ce qui nous a donné de la confiance et des idées. Personne n’y arrive tout seul et il faut reconnaître ce fait et être prêt à aider la prochaine génération de leaders. Cela fait partie de notre rôle en tant que leaders et aide à développer notre profession.

Maintenant que ma relation officielle de mentorat avec Ajay tire à sa fin, j’ai accepté un autre mentoré ici à Ottawa. J’aimerais aussi avoir un autre mentoré avec lequel je pourrais communiquer par Skype.

J’ai essayé le mentorat éclair à HealthAchieve, et j’aimerais participer de nouveau à une expérience semblable.

Je me demande aussi quels autres types de plates-formes de mentorat pourraient intéresser nos membres.

Ajay : Mon expérience dans le cadre de ce programme m’a donné la confiance nécessaire pour devenir un mentor. C’est une merveilleuse façon de redonner et je veux connaître quelques-uns des avantages d’être un mentor que Ray a abordés.






Ajay Bhardwaj, CHE, est le conseiller en Gestion de la qualité et des risques dans le Réseau local d’intégration des services de santé.








Ray J. Racette, M.G.S.S., CHE, est le président-directeur général du Collège canadien des leaders en santé.



Tous les membres du Collège peuvent participer au Programme national de mentorat. Nous cherchons de nouveaux leaders voulant participer au programme en tant que mentor ou mentoré, ou les deux! Pour de plus amples renseignements et pour vous inscrire, nous vous invitons à visiter le site www.cchl-ccls.ca.



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